L'assemblée générale de copropriété est un moment crucial où les copropriétaires se réunissent pour prendre des décisions importantes concernant la gestion de leur immeuble. Pour qu’une AG se déroule de la meilleure des manières, il est essentiel que chaque copropriétaire reçoive sa convocation. Celle-ci est envoyée par le syndic généralement  sous forme papier par courrier recommandé même si de plus en plus de copropriétaires acceptent un envoi numérique par e-recommandé.

Dans cet article, nous vous présenterons en détails les documents nécessaires pour vos assemblées générales et nous mettrons en lumière l'importance de la feuille d'émargement pour assurer la traçabilité et la transparence des participants à l'AG.

La convocation constitue le document incontournable de la mise en place d'une assemblée générale de copropriété. Son importance est primordiale puisqu’elle informe les copropriétaires de la tenue de la réunion et les invite à y participer. La convocation doit être reçue au moins 21 jours calendaires avant la date de l'AG.

Dans ce document, il est essentiel de mentionner clairement la date, l'heure et le lieu de la réunion. Cela permet aux copropriétaires de s'organiser en conséquence afin d’y planifier leur présence. De plus, l'ordre du jour détaillé doit être inclus. Il énumère les sujets qui seront abordés et votés lors de l'assemblée générale.

L'ordre du jour peut par exemple inclure des points tels que l'examen des comptes de la copropriété, la présentation des travaux à réaliser, les questions relatives à la gestion courante, les élections des membres du conseil syndical, etc... En fournissant ces informations avec transparence, la convocation aide les copropriétaires à se familiariser avec les sujets à discuter ce qui leur permet de préparer leurs éventuelles questions ou remarques.

Le pouvoir est un document légal qui permet à un copropriétaire de déléguer son droit de vote à une autre personne lors de l'assemblée générale. Par exemple, si un copropriétaire est dans l'incapacité d'assister à la réunion en raison d'un engagement professionnel ou d'une maladie, il peut donner pouvoir à un autre copropriétaire afin que celui-ci puisse légalement voter en son nom. Le pouvoir peut également être donné à un mandataire externe, tel qu'un professionnel de la gestion immobilière ou un avocat spécialisé en copropriété, si la personne souhaite se faire représenter par un expert lors de l'AG.

Le pouvoir doit être signé et remis au mandataire désigné. Ce dernier pourra alors voter au nom du copropriétaire absent avec ou sans consignes de vote.

La convocation contient également un formulaire reprenant l'intégralité des résolutions proposées dans l'ordre du jours. Caque résolution y figure via le numéro des résolution et leur titre.

Le formulaire contient 3 colonnes : POUR, CONTRE, ABSTENTION.

De cette manière un copropriétaire qui ne peut se rendre à l'assemblée et qui ne souhaite pas donner son pouvoir à un tiers peut compléter ce formulaire et le faire parvenir à son syndic par vois postale ou électronique.

Il est toutefois intéressant de savoir que bon nombre de syndic proposent à présent pour chaque copropriété sous sa gestion, un extranet permettant à tout copropriétaire de voter en ligne de manière sécurisée.

Le procès-verbal est un document essentiel prenant la forme d’un résumé de l’assemblée générale. Il retranscrit en détails les décisions prises, les résolutions adoptées, les résultats des votes ainsi que les éventuelles observations ou contestations exprimées par les copropriétaires présents lors de l’AG. Il peut par exemple mentionner l'approbation des comptes annuels, la nomination du syndic, les travaux à réaliser ou encore des modifications du règlement de copropriété.

La rédaction du procès-verbal doit être claire et précise de sorte que chaque copropriétaire comprenne l’ensemble des décisions prises lors de l’AG. Il constitue une trace écrite importante pour la gestion future de la copropriété.

Celle-ci doit être signée en début d'assemblée générale. Elle atteste de manière indiscutable de la présence des copropriétaires à l'AG.

La feuille de présence est traditionnellement sous forme papier. Elle peut toutefois être numérique dans le cas où nous intervenons pour une tenue d'assemblée générale électronique.

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