La tenue d’une assemblée générale de copropriété implique de nombreuses contraintes : convocation, feuilles de présence, émargement, gestion des pouvoirs, compilation des voix (tant en présence qu’à distance), rédaction du procès-verbal, etc. La digitalisation des processus, et en particulier l’émargement électronique, constitue un levier pour gagner en efficacité, fiabilité et transparence. AGIMMO, spécialiste du vote électronique en copropriété, met en avant une solution intégrée allant de l’émargement des copropriétaires jusqu’à l’édition instantanée du procès-verbal.

Dans l'article Immobilier 2.0 Informations Rapides de la Copropriété, nous énumérons les principaux avantages de l’émargement électronique pour gérer l’émargement et les pouvoirs en assemblée générale de copropriétaires.  

Grâce à l’émargement électronique, le passage à la feuille de présence papier est évité ou fortement réduit : les copropriétaires signent via une tablette ou un dispositif numérique. AGIMMO indique « émargement électronique des copropriétaires avec une véritable signature graphique ».

Le comptage des copropriétaires présents, des mandats (pouvoirs) et des tantièmes associés est automatisé. Par exemple, AGIMMO signale que le système prend en charge « les trois pouvoirs ou 15% (10% en temps normal) durant l’émargement ».

Les résultats des votes et la clôture de l’assemblée peuvent être quasi-instantanés. Ce qui permet de réduire les temps morts, éviter des re-comptages manuels ou des erreurs humaines. Les résultats sont affichés dès la clôture du dernier vote.

Une meilleure organisation permet également de réduire les formalités avant et après l’AG (impression de feuilles, classification, etc.). Lorsqu’un syndic ou un conseil syndical gère plusieurs lots ou immeubles, ce gain peut être important.

Le processus numérique limite les erreurs liées à la saisie manuelle, aux oublis ou aux doublons lors de l’émargement ou de la prise de pouvoirs. Comme le signale AGIMMO : « éviter les inévitables erreurs de comptage lors des votes à main levée ». Source BFMTV

L’émargement électronique, couplé à des signatures graphiques ou électroniques, améliore la traçabilité : on sait qui a émargé, à quel moment, et potentiellement via quelle tablette ou dispositif. AGIMMO mentionne justement une signature graphique.

Cette fiabilité accrue contribue à prévenir les contestations post-assemblée générale (ex. feuille de présence incomplète, absence de preuve de signature, confusion sur les pouvoirs).

Enfin, l’affichage immédiat des résultats et la compilation automatique renforcent la transparence vis-à-vis des copropriétaires et du conseil syndical.

Avec des outils numériques, il devient plus facile de gérer la remise des pouvoirs (mandats) : un copropriétaire absent peut donner un pouvoir plus simplement, et celui-ci peut être pris en compte et comptabilisé automatiquement lors de l’émargement.

L’émargement électronique couplée au vote en ligne ou hybride permet de toucher des copropriétaires qui ne peuvent pas être physiquement présents. Cela peut améliorer le quorum et la représentativité de l’AG.

Une meilleure gestion des pouvoirs (et de leur comptabilisation) évite les situations de flou : qui a donné un pouvoir ? à qui ? combien de tantièmes représente-t-il ? L’automatisation réduit les risques d’erreur ou de contestation.

La digitalisation de l’émargement et du vote permet d’afficher ou d’imprimer immédiatement la feuille de présence, le procès-verbal, et d’avoir une traçabilité des votes.

Les copropriétaires, via une interface ou un affichage lors de l’AG, peuvent voir que leur présence ou leur pouvoir a bien été pris en compte, ce qui renforce la confiance dans le processus.

La transparence des résultats (votes comptabilisés, tant­ièmes présents ou représentés) contribue à limiter les tensions ou les litiges après l’assemblée.

Une solution d’émargement électronique bien conçue permet de respecter les obligations légales de tenue d’une AG (feuille de présence, feuille d’émargement, liste des pouvoirs).

En cas de contrôle ou de contestation, l’outil numérique fournit des preuves (signature électronique ou graphique, horodatage, liste des participants et pouvoirs). Cela limite les risques d’annulation de l’AG pour non-conformité.

La digitalisation s’inscrit dans la tendance plus large de la dématérialisation en copropriété (notifications électroniques, votes à distance, etc.). Par exemple, la loi et les décrets récents ouvrent la voie à davantage de procédures numériques.

Le recours à un prestataire spécialisé comme AGIMMO permet au syndic ou à l’administrateur de copropriété de déléguer la mécanique technique et de se concentrer sur l’animation de l’AG.

Dans les copropriétés nombreuses (beaucoup de lots, de copropriétaires absents, de pouvoirs à gérer), l’émargement électronique apporte une vraie efficacité. AGIMMO indique qu’elle accompagne « chaque année … plus de 10 000 copropriétaires » et des copropriétés de plusieurs centaines de lots.

Le système permet de s’adapter à des logiques hybrides (présentiel + distant) ou de vote par correspondance, ce qui est utile pour les grandes copropriétés ou les copropriétaires résidant à l’étranger.

Les temps d’attente, de vérification ou de recomptage sont fortement réduits, ce qui permet de tenir l’AG dans un timing plus court – gain appréciable pour les nombreux participants et pour le syndicat des copropriétaires.

Pour les copropriétaires, l’émargement sur tablette ou terminal numérique est plus moderne, plus fluide, et souvent plus simple que de signer à la main et devoir laisser des documents à remplir manuellement.

Pour le syndic ou le conseil syndical, l’interface numérique permet un suivi en temps réel du déroulé de l’AG : nombre de présents/représentés, tant­ièmes, votes ouverts/fermés, etc.

Cela participe à une image de professionnalisme, d’innovation, ce qui peut être apprécié par les copropriétaires et faciliter la gestion future.

La digitalisation (émargement + vote électronique) réduit certaines dépenses : impressions de feuilles de présence, enveloppes, timbres, déplacements, temps passé à faire le comptage manuel. AGIMMO évoque notamment un gain de temps et une simplification. Source Cloudlist

Le temps économisé peut être réalloué à d’autres tâches de gestion ou à améliorer la qualité de service pour les copropriétaires.

À moyen terme, pour les syndicats et les gestionnaires de copropriété, l’investissement dans une solution numérique peut s’avérer rentable et compétitif.

L’émargement électronique et plus largement la digitalisation de l’émargement et de la prise en compte des pouvoirs en assemblée générale de copropriétaires présente de nombreux avantages : gain temps, fiabilité, transparence, meilleure participation, sécurité juridique, adaptabilité, expérience utilisateur et réduction des coûts. Le recours à une solution spécialisée comme celle proposée par AGIMMO permet aux syndicats et aux conseils syndicaux de moderniser la tenue de leurs AG, de répondre aux enjeux d’efficacité et de conformité et d’offrir une meilleure expérience à tous les copropriétaires.